Time is the ultimate limited resource. It only makes sense to optimize the way it is used at work.
Kita semua selalu mengwalai hari-hari kehidupan dengan jumlah satuan waktu yang sama. Kemudian kita menukar waktu tersebut dengan acara-acara atau aktivitas yang sudah kita rencanakan sebelumnya ataupun aktivitas yang terjadi begitu saja tanpa kita rencanakan. Perhatikan bahwa anak SD, pelajar SMP, siswa SMA, mahasiswa universitas, staf, supervisor, manajer, general manager, direktrur dan presiden direktur semua hanya mempunyai 24 jam sehari. Tidak ada yang berbeda, terkecuali dalam hal bagaimana masing-masing pribadi merencanakan dan menggunakan waktu tersebut. Di lingkungan kantor, untuk sebuah kepelikian waktu sama setiap orang mempertukarkan waktunya secara berbeda beda. Kelompok A menukar waktu jam kerjanya dengan bermain game, membicarakan keburukan perusahaan, dan hidup tanpa perencanaan. Sementara karyawan kelompok B menukar waktunya dengan perenncanaan dan kontribusi produktif yang berdampak hingga sub-departemen. Kelompk C dengan perencanaan yang matang menukar waktunya dengan pengambilan keputusan dan implementasi program bagi kemajuan yang berdampak hingga lingkup departemen, sedangkan kelompok D mendedikasikan waktunya untuk pelipatgandaan produktivitas perusahaan dan dampaknya meluas hingga level divisi.
Memenuhi hukum alam sebab akibat, keahlian tata kelola waktu tingkat dasar telah membuat pagar pembatas karier kepada kelompok A menjadi staf yang tidak kunjung mendapatkan promosi jabatan. Sedangkan kepada semua anggota kelompok B, keahlian tata kelola waktu tingkat menengah menyerahkan kepercayaan sebagai supervisor. Selanjutnya masing masing tingkat keahlian tata kelola waktu secara adil memberikan posisi manajer, general manager, direktur dan presiden direktur kepada masing masing orang sesuai besarnya kontribusi yang diberikan kepada perusahaan.
Bagaimana mengelola waktu untuk karier yang cemerlang?
Untuk mulai mengelola waktu secara efektif Anda perlu keterampilan menentukan sasaran. Ketika kita tahu ke mana arah karier impian, maka Anda tahu: a) Apa yang harus Anda lakukan dan apa yang tidak perlu dilakukan. b) Jalan mana yang harus dipilih. c) Titik-titik mana saja yang akan menjadi perhentian. Tanpa menetapkan tujuan yang tepat, Anda akan membuang-buang waktu. Orang-orang cenderung mengabaikan penetapan tujuan karena penentuan tujuan membutuhkan waktu dan usaha. Apa yang mereka gagal atau lalai untuk pertimbangkan adalah bahwa sedikit investasi waktu dan usaha dalam masa sekarang akan menghemat sejumlah besar waktu, tenaga, dan frustrasi di masa depan.
Meneritukan prioritas apa saja yang perlu dilakukan adalah sangat penting. Tanpa itu, Anda mungkin bekerja sangat keras, tetapi Anda tidak akan mencapai hasil yang anda inginkan karena apa yang Anda kerjakan tidak penting dan tidak strategis. Sebagian orang telah memiliki keterampilan dan kebiasaan untuk membuat "to-do list" dan itu baik. Mayoritas tantangan dari penggunaan daftar ini adalah bahwa daftar tersebut hanya berisi kumpulan hal yang perlu untuk dilakukan, dan belum ada alasan mana yang perlu lebih dahulu dilakukan dan mana yang kemudian. Jadi bagaimana Anda memanfaatkan "To Do List" tersebut? Apakah bergerak top down, bottom up, berulang-ulang dan menentukan prioritas berdasarkan pertimbangan dari yang termudah menuju ke paling sulit? Bukan demikian!!! Latihlah diri Anda untuk menggunakan matrik berikut:
Fokuslah kepada tugas kritikal, kurangi aktivitas interupsi dan sediakan waktu untuk merealisasikan tugas penting. Mudah bukan?
Akhir-akhir ini telepon penawaran kartu kredit, KTA, Asuransi dan lain lain sering datang mengambil waktu kita bukan saat dibutuhkan. Teman kerja yang datang ke meja untuk curhat dan bergosip tidak jarang harus kita hadapi. Oleh karenanya keterampilan ketiga yang perlu dimiliki adalah meminimalkan gangguan yang Anda hadapi selama jam kerja. Ini membuat manajer menjadi sangat sedikit waktunya untuk fokus pada tugas-tugas prioritas mereka. Adanya panggilan telepon, permintaan informasi, pertanyaan dari karyawan, dan seluruh host peristiwa yang muncul tiba-tiba. Beberapa memang perlu ditangani dengan segera, tetapi yang lain harus dikelola.
Meskipun kita telah berusaha sebaik mungkin mengelola jadwal kerja, namun tidak terhindarkan adanya waktu tunggu di tengah-tengah aktivitas. Jadwal meeting yang terlambat, giliran dokter rumah sakit atau mengambil rapor anak, adalah jeda-jeda waktu yang tidak pemah dilewatkan oleh rekan kerja saya Iwan. Ke mana pun Iwan pergi dia selalu membawa buku bacaan pilihan. Bagi dia waktu adalah kesempatan untuk membentuk anak tangga karler masa depannya. Mendengarkan DVD Motivasi adalah kebiasaannya memanfaatkan waktu di dalam mobil. Jam makan siang sedapat mungkin Iwan pergunakan untuk bersosialisasi dengan teman-temannya. Pendek kata prinsip_ multi tasking _selalu dia terapkan.
Masing-masing aktivitas perlu kita jadwalkan yang tepat sesual kondisi kebugaran fisik kita. Jeffry mahasiswa yang cerdas selalu menjadwalkan kegiatan belajarnya saat kondisinya sedang bugar. Kegiatan belajar adalah kegiatan utamanya dan dia sungguh-sungguh mengelola waktunya dengan sangat baik. Setelah lelah belajar dia mencuci sepeda motornya, kemudian setelah rehat sejenak dia belajar kembali dan saat kondisi fisiknya telah lelah belajar dia mulai menyapu, merapikan mejanya dan mengepel lantai. Dia tidak pernah mencuci sepeda motor saat fisiknya fresh, belajar adalah kegiatan utamanya. Saat mengantuk dia lakukan aktivitas fisik seperti membersihkan kipas angin, dan bertemu dengan teman-temannya. Jeffry sadar bahwa karier cemerlang implannya dimulai bukan pada saat setelah wisuda, melainkan sudah harus dibangun sejak masih kuliah.
Bagaimana dengan Anda? Sudahkah Anda mengelola waktu anda dengan sangat baik? Jika sudah, lanjutkan!!! Jika belum, lakukan sekarang!!!!